Print af navneskilte ved ankomst eller på forhånd?

Print af navneskilte: Ved ankomst eller på forhånd?

Navneskilte virker måske som en lille detalje i planlægningen af et event. I praksis har de stor betydning for både check-in, deltagerflow, netværk og den samlede oplevelse.

Et af de vigtigste valg er, om navneskiltene skal printes på forhånd eller først, når deltagerne ankommer.

Begge metoder kan fungere. Den rigtige løsning afhænger blandt andet af arrangementets størrelse, antallet af ændringer, deltagerflowet og hvor meget manuelt arbejde arrangøren ønsker.

I denne guide gennemgår vi forskellene, fordelene og ulemperne, så du kan vælge den løsning, der passer bedst til dit event.

Hvorfor er navneskilte vigtige?

Navneskilte gør mere end blot at vise et navn.

De kan blandt andet:

• Gøre det lettere for deltagere at tale sammen

• Synliggøre virksomhed og jobtitel

• Identificere deltagertyper

• Understøtte adgangskontrol

• Vise programspor eller adgangsniveau

• Indeholde QR-koder

• Skabe synlighed for eventets brand

• Understøtte lead capture og netværk

Ved messer og konferencer fungerer navneskiltet ofte som deltagerens identitet gennem hele dagen.

Hvis navnet er forkert, teksten er ulæselig, eller skiltet ikke kan findes ved ankomst, bliver det hurtigt et irritationspunkt.

To metoder til print af navneskilte

Der findes grundlæggende to måder at håndtere navneskilte på.

1. Print på forhånd

Alle navneskilte bliver produceret inden eventet og sorteret, så de er klar ved ankomst.

Det kan eksempelvis ske alfabetisk efter:

• Fornavn

• Efternavn

• Virksomhed

• Deltagerkategori

Ved check-in finder personalet det korrekte navneskilt og udleverer det til deltageren.

2. Print ved ankomst

Navneskiltet bliver først printet, når deltageren checker ind.

Deltagerens QR-kode scannes, eller personen søges frem i systemet. Herefter sendes oplysningerne direkte til en printer ved check-in.

Navneskiltet kan derefter monteres på et eventkort og udleveres sammen med en keyhanger.

Fordele ved at printe navneskilte på forhånd

Forhåndsprint kan være en enkel løsning ved mindre og stabile arrangementer.

Ingen printere ved indgangen

Når alt allerede er printet, kræver check-in ikke printere, labels eller teknisk opsætning.

Det kan være en fordel ved små arrangementer, hvor der kun er få deltagere og begrænset behov for ændringer.

Hurtig udlevering, når der er få deltagere

Hvis arrangementet har 30 eller 50 deltagere, kan det være hurtigt at finde et navneskilt på et bord.

Metoden kan også fungere godt ved interne møder, hvor alle kender hinanden, og deltagerlisten sjældent ændrer sig.

Mulighed for forberedelse i god tid

Navneskilte kan pakkes sammen med materialer, programmer eller adgangskort inden eventet.

Det kan give ro i planlægningen, hvis listen er helt fast.

Ulemper ved forhåndsprint

Ved større arrangementer vokser de praktiske udfordringer hurtigt.

Navneskiltene skal sorteres manuelt

Når flere hundrede navneskilte skal sorteres alfabetisk, kræver det tid og plads.

Efter sorteringen skal de holdes i korrekt rækkefølge og transporteres uden at blive blandet sammen.

Det er ofte mere tidskrævende, end arrangøren forventer.

Personalet skal lede efter navne

Selv en alfabetisk sortering kan skabe ventetid.

Nogle deltagere oplyser fornavn, mens skiltet er sorteret efter efternavn. Andre har dobbeltnavne eller registreret sig med et andet navn end det, de normalt bruger.

Ved mange deltagere kan personalet bruge væsentligt længere tid på at finde navneskiltet end på at scanne en QR-kode og printe det.

Sene tilmeldinger skaber ekstra arbejde

Tilmeldinger kommer ofte helt frem mod eventdagen.

Hvis skiltene allerede er printet, skal arrangøren enten:

• Lave ekstra print separat

• Have en printer klar alligevel

• Skrive navneskilte i hånden

• Afvise ændringer

Det giver en uensartet oplevelse.

Ændringer bliver vanskelige

Deltagere kan skifte jobtitel, virksomhed eller billetkategori.

Et forkert navneskilt skal enten accepteres eller genprintes. Hvis der ikke er printerudstyr på stedet, kan rettelsen være vanskelig.

Der opstår spild

Ved mange professionelle events udebliver en del af de tilmeldte deltagere.

Hvis alle navneskilte er printet på forhånd, bliver labels, eventkort og arbejdstid brugt på personer, som aldrig møder op.

Persondata ligger synligt fremme

Hvis navneskilte ligger på åbne borde, kan andre deltagere se navn, virksomhed og eventuelt andre oplysninger.

Det kan også være muligt at tage et navneskilt, der tilhører en anden person.

Fordele ved print af navneskilte ved ankomst

Print ved ankomst fjerner en stor del af det manuelle forarbejde.

Navneskiltet printes kun, når deltageren møder op

Det reducerer spild og betyder, at arrangøren ikke producerer navneskilte til udeblevne deltagere.

Det kan være særligt relevant ved gratis events, hvor fremmødet ofte er lavere end antallet af tilmeldinger.

Ingen alfabetisk sortering

Personalet skal ikke sortere hundredvis af navneskilte eller lede gennem bunker ved indgangen.

Deltageren findes digitalt, hvorefter navneskiltet printes automatisk.

Sene tilmeldinger kan håndteres

En deltager, der registrerer sig kort før eventet, kan stadig få et professionelt navneskilt.

Så længe deltageroplysningerne findes i systemet, kan skiltet printes på samme måde som alle andre.

Fejl kan rettes på stedet

Hvis navn, titel eller virksomhed er forkert, kan oplysningerne ændres og navneskiltet printes igen.

Det giver en bedre oplevelse end at bede en deltager bære et forkert skilt hele dagen.

Check-in og fremmøde hænger sammen

Når deltageren bliver fundet eller scannet, registreres fremmødet samtidig.

Arrangøren får dermed løbende overblik over:

• Hvor mange der er ankommet

• Hvem der mangler

• Hvornår ankomsten topper

• Hvilke deltagertyper der er mødt frem

Mere ensartet udlevering

Alle deltagere får navneskiltet gennem den samme proces.

Det gælder også sene tilmeldinger og deltagere med rettelser.

Ulemper ved print ved ankomst

Løsningen kræver en mere gennemtænkt teknisk opsætning.

Der skal være printere og udstyr på stedet

Check-in kræver typisk:

• Computer eller tablet

• Scanner eller mobilkamera

• Labelprinter

• Labels

• Strøm

• Internet eller lokal adgang til data

Udstyret skal være testet og klar, inden dørene åbner.

Kapaciteten skal passe til deltagerantallet

Hvis der kun er én printer til 1.000 deltagere, kan køen hurtigt vokse.

Antallet af stationer skal dimensioneres efter, hvor mange deltagere der ankommer samtidig.

Der skal være en plan ved tekniske fejl

En printer kan løbe tør for labels eller miste forbindelsen.

Derfor bør der være:

• Ekstra labels

• Reservestrøm

• Support

• Ekstra printer ved større events

• Mulighed for manuel søgning

• En klar plan for fejl

Hvilken løsning er bedst?

Print ved ankomst vil typisk være den mest effektive løsning ved:

• Messer

• Konferencer

• Karriereevents

• Branchearrangementer

• Større virksomhedsevents

• Events med mange ændringer

• Arrangementer med flere hundrede deltagere

• Events med lead capture

• Events med forskellige deltagerkategorier

Forhåndsprint kan stadig give mening ved:

• Små interne møder

• Arrangementer med meget få deltagere

• Lukkede events med fast deltagerliste

• Events uden bemandet check-in

• Arrangementer, hvor alle ankommer på forskellige tidspunkter

Valget bør ikke alene baseres på deltagerantal. Det bør også afhænge af kompleksiteten.

Et event med 150 deltagere, mange virksomheder og løbende ændringer kan have større behov for print ved ankomst end et lukket møde med 300 medarbejdere.

Sammenligning af de to løsninger

Område	Print på forhånd	Print ved ankomst
Sortering	Kræver manuel sortering	Ingen sortering
Sene tilmeldinger	Vanskelige at håndtere	Kan håndteres direkte
Rettelser	Kræver genprint	Kan rettes på stedet
Udeblivelser	Skaber spild	Der printes kun ved fremmøde
Udstyr på stedet	Begrænset behov	Kræver printer og system
Check-in-data	Ofte manuel	Automatisk registrering
Skalerbarhed	Bliver tung ved mange deltagere	Velegnet til større events
Persondata	Kan ligge synligt	Printes først ved ankomst

Eventkort og navneskilt er ikke det samme

Det er vigtigt at skelne mellem selve navneskiltet og eventkortet.

Navneskiltet er typisk et hvidt label med deltagerens informationer, eksempelvis:

• Navn

• Jobtitel

• Virksomhed

• Eventnavn

• QR-kode

Eventkortet er det større kort, som navneskiltet monteres på.

Det kan indeholde:

• Kundens branding

• Farvekoder

• Deltagerkategori

• Speaker-, udstiller- eller personalemarkering

• Praktiske informationer

• Sponsorer

Ved print ved ankomst behøver selve eventkortet ikke blive printet på stedet. Kortene kan produceres på forhånd, mens det personlige navneskilt printes, når deltageren ankommer.

Det kombinerer fleksibilitet med et professionelt visuelt udtryk.

Hvad skal et godt navneskilt indeholde?

Indholdet afhænger af eventets formål.

Ved professionelle events vil følgende typisk være relevant:

Navn

Navnet skal være det mest synlige element.

Skriftstørrelsen skal være stor nok til, at andre deltagere kan læse det uden at stå helt tæt på.

Jobtitel og virksomhed

Det gør det lettere at starte samtaler og forstå deltagerens rolle.

Ved netværksarrangementer og messer er virksomhedsnavnet ofte næsten lige så vigtigt som personens navn.

Deltagerkategori

Farver eller tekst kan skelne mellem:

• Besøgende

• Udstiller

• Speaker

• Sponsor

• Presse

• Personale

Det gør navigation og adgangskontrol lettere.

QR-kode

En QR-kode kan bruges til:

• Lead capture

• Kontaktudveksling

• Adgang til program

• Personligt visitkort

• Adgangskontrol

QR-koden skal placeres, så den er let at scanne uden at dominere designet.

Typiske fejl ved print af navneskilte

For lille tekst

Et navneskilt mister sin funktion, hvis navnet kun kan læses på meget kort afstand.

For mange oplysninger

Telefonnummer, adresse, e-mail, programspor og lange titler kan gøre skiltet rodet.

Vis kun de informationer, der skaber værdi under eventet.

Forkert navnehierarki

Navn bør normalt være tydeligere end jobtitel, virksomhed og eventnavn.

Manglende test

Test lange navne, lange virksomhedstitler og forskellige tegn.

Et design, der fungerer med “Peter Hansen”, fungerer ikke nødvendigvis med længere navne og jobtitler.

Uensartede navne

Hvis nogle deltagere skriver virksomhedens fulde juridiske navn og andre bruger en forkortelse, kan skiltene se uens ud.

Gennemgå gerne data eller opsæt klare regler i tilmeldingsformularen.

Printeren står forkert

Printerens udgang bør vende mod check-in-personalet, så navneskiltet kan tages direkte og monteres på eventkortet.

Deltageren skal ikke selv række ind over bordet eller håndtere printet.

Sådan vælger du den rigtige løsning

Stil disse spørgsmål:

1. Hvor mange deltagere forventes?

2. Hvor mange ankommer samtidig?

3. Hvor ofte ændres deltageroplysningerne?

4. Hvor mange sene tilmeldinger forventes?

5. Skal der være forskellige deltagerkategorier?

6. Skal QR-koden bruges til lead capture?

7. Har I personale til sortering og udlevering?

8. Har I plads til at lægge navneskilte frem?

9. Har I behov for præcise fremmødedata?

10. Hvor vigtigt er det at kunne rette fejl på stedet?

Hvis flere af svarene peger på fleksibilitet, ændringer og større deltagerantal, vil print ved ankomst typisk være den bedste løsning.

Print af navneskilte skal tænkes sammen med check-in

Den største gevinst opstår, når navneskiltprint ikke står alene.

Tilmeldingssystem, deltagerdata, QR-kode, check-in og print bør hænge sammen.

En typisk proces kan være:

1. Deltageren tilmelder sig online

2. Deltageren modtager en billet med QR-kode

3. QR-koden scannes ved ankomst

4. Deltageren registreres som ankommet

5. Navneskiltet printes automatisk

6. Navneskiltet monteres på eventkortet

7. Deltageren modtager kort og keyhanger

8. 
   

Når processen er samlet, reduceres antallet af manuelle handlinger og risikoen for fejl.

Hvad anbefaler vi?

Til professionelle messer, konferencer og events med mange deltagere anbefaler vi som udgangspunkt print af navneskilte ved ankomst.

Det giver arrangøren:

• Mindre forberedelsesarbejde

• Færre fejl

• Lavere materialespild

• Bedre håndtering af ændringer

• Hurtigere adgang til fremmødedata

• En mere fleksibel check-in

For mindre arrangementer med en helt fast deltagerliste kan forhåndsprint stadig være tilstrækkeligt.

Det afgørende er, at metoden passer til eventets størrelse og kompleksitet.

Få hjælp til print af navneskilte til dit event

Billetprint leverer løsninger til print af navneskilte ved ankomst, eventkort, keyhangers, QR-check-in og deltagerregistrering.

Vi kan stå for både system, printere, opsætning og personale på eventdagen.

Kontakt Billetprint for en vurdering af den bedste løsning til jeres arrangement.